Com a Reforma Tributária, a Receita Federal passa a calcular o saldo da CBS a partir dos documentos fiscais eletrônicos, dos pagamentos e de outras informações do contribuinte. É a apuração assistida, prevista no art. 46 do Decreto 12.955/2026. A mudança de papel é grande: o time fiscal deixa de montar a apuração e passa a conferir a que o fisco montou.
Conferir não é opcional. Confirmar a apuração, ou ajustá-la, implica confissão de dívida e constitui o crédito tributário (§ 6º). Ficar em silêncio até o prazo tem o mesmo efeito: o saldo apresentado é presumido correto (§ 7º). E a Receita continua podendo lançar de ofício diferenças que encontrar depois (§ 9º).
O calendário que manda na conferência
| Quando | O que acontece | Base |
|---|---|---|
| Até o dia 15 do mês seguinte | A Receita apresenta a apuração assistida dos contribuintes em geral. | Art. 46, II |
| Até o dia 20 do mês seguinte | A Receita apresenta a apuração assistida de quem é obrigado à DeRE. | Art. 46, I |
| Até o último dia útil do mês seguinte | Prazo para ajustes positivos e negativos. Depois disso, vale o aceite tácito. | Art. 46, § 3º e § 7º |
| Em 2026, até o dia 25 do mês seguinte | Na fase de teste, a Plataforma CBS abre o período de ajuste no dia 1 e conclui a apuração no dia 26. | Manual da Plataforma CBS, maio/2026 |
Na prática, sobram poucos dias entre a apuração aparecer e o prazo acabar. Em 2026, na fase de teste, a plataforma da Receita fecha o ajuste no dia 25, antes do último dia útil que o Decreto prevê. Em 2026 a apuração tem caráter informativo. É o ano para montar a rotina de conferência enquanto um erro ainda não custa dinheiro.
Por que três vias, e não duas
A conferência mais comum compara o que o fisco apurou com as notas fiscais da empresa. Ela pega muita coisa, mas deixa passar o que não está em nota. Por isso a conferência completa usa três fontes:
- O que o fisco apurou: a apuração assistida, com débitos, créditos, pagamentos e pendências.
- O que a contabilidade registrou: os saldos das contas de CBS a recolher e a recuperar no razão.
- O que foi declarado e emitido: os documentos fiscais do período e as obrigações acessórias entregues.
Quando as três batem, a confirmação tem lastro documentado, embora não impeça lançamento de ofício de diferenças encontradas depois (§ 9º). Quando duas batem e uma não, a fonte que diverge aponta onde está o erro. Quando nenhuma bate, comece pela classificação dos documentos, uma das causas mais comuns.
O método em cinco passos
1. Baixe a apuração e guarde a versão do dia. A apuração assistida muda ao longo do mês, conforme documentos, eventos e pagamentos são processados. Guardar uma foto por dia permite explicar por que o número de hoje é diferente do de ontem.
2. Monte uma apuração espelho a partir dos XMLs. Débitos a partir dos documentos emitidos, item a item. Créditos a partir dos documentos recebidos, considerando a condição de pagamento de cada um.
3. Cruze documento a documento, pela chave de acesso. O total bater não basta, porque erros de sinal contrário se anulam.
4. Cruze com a contabilidade. O saldo das contas de CBS do razão tem que conversar com o saldo apurado.
5. Classifique cada divergência por causa e decida o ajuste. Uma divergência sem causa não vira ajuste. Uma causa sem valor não vira prioridade.
As divergências que mais aparecem
- Crédito que depende da extinção do débito do fornecedor. O crédito só é apropriado quando o débito do fornecedor na operação é extinto, por qualquer modalidade: compensação com os créditos dele, pagamento, split ou recolhimento pelo adquirente. Quando o pagamento ao fornecedor usa um instrumento que não permite o split, o adquirente do regime regular pode fazer o recolhimento pelo adquirente (RAD) da CBS daquela operação e, com isso, liberar o crédito.
- Pagamentos aplicados em ordem cronológica. O pagamento pelo contribuinte (PCONT) extingue primeiro os débitos mais antigos. Um pagamento parcial pode deixar em aberto justamente a nota que o time achava paga.
- Classificação tributária errada na nota. Um cClassTrib incorreto pode zerar um crédito legítimo ou gerar débito onde não havia.
- Devolução sem vínculo com a nota original. O estorno não encontra o débito que deveria anular.
- Documento de fora do período ou evento pendente. Notas emitidas perto da virada do mês e eventos ainda em processamento aparecem em outras informações, e não no saldo.
- Documento que não chegou. Serviço tomado sem NFS-e ou transporte sem CT-e na base do fisco não gera crédito.
Para consultorias e BPOs
Quem cuida de muitos CNPJs não consegue abrir cada apuração no portal. O que funciona é uma fila de trabalho única: todas as apurações baixadas, todas as divergências classificadas e ordenadas por valor e prazo, com o responsável de cada cliente vendo só o que é dele.
Onde a Taxcel entra
O módulo Apuração Assistida do Taxcel Hub carrega a apuração devolvida pela API da Receita, guarda uma versão por dia, faz o confronto em três vias e aponta cada divergência até a linha, com exportação em JSON ou CSV. Para quem quer montar a conferência no próprio ambiente, o Taxcel Studio permite montar a conciliação entre os documentos fiscais eletrônicos, os relatórios do ERP e os dados da apuração assistida, com saída em planilha. E para quem vive no Excel, o TaxSheets transforma SPED e documentos fiscais em planilhas editáveis, onde o time pode montar a apuração espelho no próprio Excel.